# Correos de la convocatoria de ponencias

> Los ocho correos de la convocatoria de ponencias. Quién recibe cada uno (quien envió la propuesta, quien evalúa, quien organiza), cuándo sale, qué dice, qué tiene que hacer la persona, el plazo para responder a una contrapropuesta y qué pasa si nadie responde.

Una [convocatoria de ponencias](/espacos/chamada-de-trabalhos) es una conversación entre quien propone y quien organiza, y los correos avisan a cada lado cuando le toca. Son ocho, todos con el mismo formato: qué pasó, el nombre de la convocatoria, la propuesta (con su pista), el mensaje de quien organiza cuando lo hay, y un botón que abre la propuesta directamente en la comunidad.

## Para qué sirve saberlo

- Para quien organiza: saber qué ha recibido ya el ponente antes de escribirle por otro canal, y por qué un mensaje escrito en la pantalla llega por correo.
- Para quien propone: saber qué hacer con cada correo, y cuándo hay plazo.

## Los ocho correos

| Correo (asunto) | Quién lo recibe | Cuándo sale | Qué hace la persona |
|---|---|---|---|
| *Recibimos tu propuesta para …* | Quien envió la propuesta | Se envía la propuesta | Nada: es el acuse de recibo |
| *…: queremos ajustar algunos términos* | Quien envió la propuesta | La organización hace una **contrapropuesta** | Acepta, o responde con otra propuesta, **antes del plazo** |
| *…: retiramos los términos propuestos* | Quien envió la propuesta | La organización **retira** la contrapropuesta | Nada: la propuesta vuelve a evaluación |
| *¡Tu propuesta fue aceptada en …!* | Quien envió la propuesta | La propuesta se **acepta** (directamente, o tras una negociación) | Revisa los términos y **confirma** en la convocatoria |
| *…: sobre tu propuesta* | Quien envió la propuesta | La propuesta se **rechaza** | Nada |
| *Te queremos en …* | El miembro invitado | La organización **invita** a alguien a enviar una propuesta | Envía una propuesta, si quiere |
| *Vas a evaluar propuestas en …* | El evaluador | La persona pasa a **evaluar** una pista | Abre su cola y evalúa |
| *…: … respondió* | Los responsables de la convocatoria | Quien envió la propuesta **responde** a una contrapropuesta, **acepta** la contrapropuesta o **retira** la propuesta | Decide el siguiente paso |

### Recibimos tu propuesta

> **Recibimos tu propuesta para Congreso 2027**
> Tu propuesta entró en la cola de evaluación de Congreso 2027. Te avisamos por aquí en cuanto haya una decisión — no hace falta que estés pendiente.
> Botón: **Ver mi propuesta**

Sale cuando la propuesta se **envía**. Una propuesta guardada como borrador no genera correo.

### Contrapropuesta (la única con plazo)

> **Congreso 2027: queremos ajustar algunos términos**
> Nos gustó tu propuesta y queremos ajustar algunos términos antes de cerrar. Mira lo que sugerimos y responde — puedes aceptar o proponer otra cosa.
> *Responde antes del 15/03/2027.*
> Botón: **Ver y responder**

Es el único correo de la convocatoria en el que la persona **debe una respuesta**, y por eso el único con plazo y con el bloque **Por qué responder pronto**: *"Hay otras negociaciones de esta convocatoria en curso, y el programa se va cerrando a medida que llegan las respuestas. Cuanto antes respondas, más posibilidades de que tu sesión se confirme."*

- **El plazo** sale del plazo de respuesta de la convocatoria, en días contados desde que se envía la contrapropuesta. Si la convocatoria no tiene plazo, el correo sale sin fecha y sin cuenta atrás.
- **La cuenta atrás** solo aparece en la última semana: *"quedan 3 días"*, *"queda 1 día"* y, el mismo día, *"último día"*. Con más de 7 días de margen, solo aparece la fecha.
- **El mensaje** de quien organiza, si lo escribió en la contrapropuesta, aparece en *"Mensaje de quien organiza:"*.

> [!NOTE]
> Por ahora, el plazo de respuesta de la contrapropuesta solo se define por la API (`counterOfferTimeoutDays` en la convocatoria). Una convocatoria creada desde el panel no tiene plazo, y el correo de la contrapropuesta sale sin fecha.

**¿Y si la persona no responde?** Cuando pasa el plazo, no ocurre nada por sí solo: la propuesta sigue esperando la respuesta del ponente, y no se envía ningún otro correo. La organización decide qué hacer: rechazar, retirar la contrapropuesta o hablar con la persona por otro canal.

### Aceptada

> **¡Tu propuesta fue aceptada en Congreso 2027!**
> Tu propuesta fue aceptada. Pronto te escribimos con los detalles de horario y producción.
> Botón: **Ver los términos**

El correo repite los **términos del acuerdo**, para que la persona no tenga que abrir la página para saber qué aceptó: formato, duración, cuándo, formato de entrega (presencial u online), pista, honorarios y lo que corre por cuenta de la organización (billete de avión, transporte local, aparcamiento, alojamiento, comidas). Si hubo negociación, son los términos acordados; si no, los de la propia propuesta.

### Rechazada

> **Congreso 2027: sobre tu propuesta**
> Esta vez tu propuesta no entró en el programa. La agenda es corta y quedan fuera propuestas buenas — gracias por enviarla, y esperamos verte en la próxima.

Si la organización escribió un motivo al rechazar, va en el mensaje. Un rechazo sin motivo es la peor versión de este correo: merece la pena escribir una línea.

### Invitación a enviar una propuesta

> **Te queremos en Congreso 2027**
> Nos acordamos de ti por una propuesta anterior, y nos gustaría que enviaras una a Congreso 2027. Las propuestas están abiertas.
> Botón: **Enviar propuesta**

Sale cuando la organización invita a un miembro, con la convocatoria abierta o en borrador. El mensaje de la invitación va con él.

### Evaluador asignado

> **Vas a evaluar propuestas en Congreso 2027**
> Entraste en el comité de evaluación de Congreso 2027. Las propuestas de tu pista ya están en tu cola.
> Botón: **Abrir mi cola**

El nombre de la pista va en el correo.

### El ponente respondió

> **Congreso 2027: Ana Souza respondió**
> Ana Souza respondió a la contrapropuesta de «Diseño de APIs a escala». La pelota volvió a ustedes.
> Botón: **Ver la respuesta**

Va a **todos los responsables de la convocatoria** que aceptaron serlo, y no a toda la comunidad. El mismo correo sale cuando la persona acepta la contrapropuesta o retira la propuesta, con su mensaje, si lo hay.

## Lo que no genera correo

A propósito:

- **"Nueva propuesta recibida"** para quien organiza. En una convocatoria con doscientas propuestas, serían doscientos correos. El contador de la barra de gestión de la convocatoria ya lo muestra.
- **"Tu nota se guardó"** para quien evalúa. La pantalla ya lo confirmó.
- **"La convocatoria está abierta"**. Es promoción, no un aviso de algo que le pasó a la persona: promociónala en el [Feed](/espacos/feed) o en tus canales.
- La **confirmación** final del ponente: la organización la ve en la propia convocatoria.

## Idioma, marca y enlace

- **Idioma**: el de quien lo recibe; si nunca eligió uno, el de la comunidad. Un ponente brasileño lo recibe en portugués aunque quien organiza use la plataforma en inglés, y las fechas salen en el formato de su idioma.
- **Marca**: el nombre y el logo de la comunidad. El pie dice *"Recibes este correo porque formas parte de …"*.
- **Enlace**: el botón abre la convocatoria con la propuesta ya abierta, sin tener que buscarla en la lista.

## ¿Se pueden desactivar?

No. Los correos de la convocatoria avisan de algo que le pasó a la propuesta de la persona, y salen siempre. La organización controla el contenido con el **mensaje** que escribe en cada acción.

## Cuando un correo no llega

1. **Spam y pestañas de promociones.**
2. **La dirección**: es el correo de la cuenta de la persona.
3. **El momento**: los correos salen por una cola, en segundos. Un borrador no genera acuse; solo el envío.
4. **Para los responsables**: el *"… respondió"* solo va a quien **aceptó** ser responsable de la convocatoria.

## Preguntas frecuentes

**¿El ponente recibe un recordatorio del plazo de la contrapropuesta?**
No. La cuenta atrás va en el propio correo de la contrapropuesta, cuando quedan 7 días o menos. No hay recordatorio después.

**¿Puedo escribir el texto del correo?**
El texto es de la plataforma, pero el **mensaje** que escribes al aceptar, rechazar, hacer una contrapropuesta o invitar va con él, destacado.

**¿Los evaluadores reciben un correo por cada propuesta nueva?**
No. Reciben un correo cuando entran en la pista; después, las propuestas aparecen en su cola.

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