E-Mails zum Call for Papers

Ein Call for Papers ist ein Gespräch zwischen denen, die einreichen, und denen, die organisieren, und die E-Mails sagen jeder Seite, wann sie dran ist. Es sind acht, alle im gleichen Aufbau: was passiert ist, der Name des Calls, der Beitrag (mit seinem Track), die Nachricht der Organisation, wenn es eine gibt, und ein Button, der den Beitrag direkt in der Community öffnet.

#Wozu du das wissen solltest

• Als Organisation: um zu wissen, was die Speakerin oder der Speaker schon bekommen hat, bevor du auf anderem Weg schreibst, und warum eine auf dem Bildschirm geschriebene Nachricht per E-Mail ankommt.
• Als einreichende Person: um zu wissen, was mit jeder E-Mail zu tun ist und wann es eine Frist gibt.

#Die acht E-Mails

#Wir haben deinen Beitrag erhalten

Wir haben deinen Beitrag für Kongress 2027 erhalten Dein Beitrag ist in der Bewertungsschlange von Kongress 2027. Wir melden uns, sobald es eine Entscheidung gibt — du musst nicht nachsehen. Button: Meinen Beitrag ansehen

Wird verschickt, wenn der Beitrag eingereicht wird. Ein als Entwurf gespeicherter Beitrag löst keine E-Mail aus.

#Gegenangebot (die einzige mit Frist)

Kongress 2027: Wir möchten ein paar Punkte anpassen Dein Beitrag hat uns gefallen, und wir möchten vor der Zusage ein paar Punkte anpassen. Sieh dir unseren Vorschlag an und antworte — du kannst zusagen oder etwas anderes vorschlagen. Antworten Sie bis zum 15.03.2027. Button: Ansehen und antworten

Es ist die einzige E-Mail des Calls, bei der die Person eine Antwort schuldet, und deshalb die einzige mit Frist und mit dem Block Warum schnell antworten: "Weitere Verhandlungen zu diesem Call laufen parallel, und das Programm füllt sich, sobald Antworten eintreffen. Je früher Sie antworten, desto größer die Chance, dass Ihre Session bestätigt wird."

• Die Frist ergibt sich aus der Antwortfrist des Calls, in Tagen ab dem Versand des Gegenangebots. Hat der Call keine Frist, geht die E-Mail ohne Datum und ohne Countdown raus.
• Der Countdown erscheint nur in der letzten Woche: "noch 3 Tage", "noch 1 Tag" und am Tag selbst "letzter Tag". Bei mehr als 7 Tagen Vorlauf erscheint nur das Datum.
• Die Nachricht der Organisation, falls im Gegenangebot geschrieben, steht unter "Nachricht der Organisation:".

Derzeit lässt sich die Antwortfrist für Gegenangebote nur über die API festlegen (counterOfferTimeoutDays am Call). Ein im Panel angelegter Call hat keine Frist, und die E-Mail zum Gegenangebot geht ohne Datum raus.

Und wenn die Person nicht antwortet? Wenn die Frist abläuft, passiert nichts von selbst: Der Beitrag wartet weiter auf die Antwort, und es wird keine weitere E-Mail verschickt. Die Organisation entscheidet, was zu tun ist: ablehnen, das Gegenangebot zurückziehen oder die Person auf anderem Weg ansprechen.

#Angenommen

Dein Beitrag für Kongress 2027 wurde angenommen! Dein Beitrag wurde angenommen. Wir melden uns in Kürze mit Terminen und Produktionsdetails. Button: Konditionen ansehen

Die E-Mail wiederholt die Konditionen der Vereinbarung, damit die Person die Seite nicht öffnen muss, um zu wissen, was sie angenommen hat: Format, Dauer, wann, Durchführung (vor Ort oder online), Track, Honorar und was die Organisation übernimmt (Flug, Transport vor Ort, Parken, Unterkunft, Verpflegung). Gab es eine Verhandlung, sind es die vereinbarten Konditionen; sonst die des Beitrags selbst.

#Abgelehnt

Kongress 2027: zu deinem Beitrag Diesmal hat es dein Beitrag nicht ins Programm geschafft. Der Zeitplan ist knapp, und gute Beiträge bleiben außen vor — danke fürs Einreichen, wir hoffen, dich beim nächsten Mal zu sehen.

Hat die Organisation beim Ablehnen einen Grund geschrieben, steht er in der Nachricht. Eine Ablehnung ohne Grund ist die schlechteste Version dieser E-Mail: Eine Zeile lohnt sich.

#Einladung zum Einreichen

Wir hätten dich gern bei Kongress 2027 Wir haben uns an dich von einem früheren Beitrag erinnert und würden uns über eine Einreichung zu Kongress 2027 freuen. Die Einreichung ist offen. Button: Beitrag einreichen

Wird verschickt, wenn die Organisation ein Mitglied einlädt, bei offenem Call oder im Entwurf. Die Nachricht der Einladung geht mit.

#Gutachter zugewiesen

Du bewertest Beiträge für Kongress 2027 Du bist im Bewertungskomitee von Kongress 2027. Die Beiträge deines Tracks sind schon in deiner Schlange. Button: Meine Schlange öffnen

Der Name des Tracks steht in der E-Mail.

#Die Speakerin oder der Speaker hat geantwortet

Kongress 2027: Ana Souza hat geantwortet Ana Souza hat auf das Gegenangebot zu „API-Design im großen Maßstab“ geantwortet. Ihr seid wieder dran. Button: Antwort ansehen

Geht an alle Verantwortlichen des Calls, die die Rolle angenommen haben, und nicht an die ganze Community. Dieselbe E-Mail geht raus, wenn die Person das Gegenangebot annimmt oder den Beitrag zurückzieht, mit ihrer Nachricht, falls vorhanden.

#Was keine E-Mail auslöst

Mit Absicht:

• „Neuer Beitrag eingegangen“ für die Organisation. Bei einem Call mit zweihundert Beiträgen wären das zweihundert E-Mails. Der Zähler in der Verwaltungsleiste des Calls zeigt es schon.
• „Deine Bewertung wurde gespeichert“ für Gutachter. Der Bildschirm hat es schon bestätigt.
• „Der Call ist offen“. Das ist Werbung, kein Hinweis auf etwas, das der Person passiert ist: Bewirb ihn im Feed oder auf deinen Kanälen.
• Die finale Bestätigung der Speakerin oder des Speakers: Die Organisation sieht sie im Call selbst.

#Sprache, Marke und Link

• Sprache: die der empfangenden Person; hat sie nie eine gewählt, die der Community. Eine brasilianische Speakerin bekommt sie auf Portugiesisch, auch wenn die Organisation die Plattform auf Englisch nutzt, und Datumsangaben erscheinen im Format ihrer Sprache.
• Marke: Name und Logo der Community. In der Fußzeile steht "Du erhältst diese E-Mail, weil du Teil von … bist."
• Link: Der Button öffnet den Call mit dem Beitrag schon geöffnet, ohne ihn in der Liste suchen zu müssen.

#Lassen sie sich abschalten?

Nein. Die E-Mails des Calls informieren über etwas, das mit dem Beitrag der Person passiert ist, und gehen immer raus. Die Organisation steuert den Inhalt über die Nachricht, die sie bei jeder Aktion schreibt.

#Wenn eine E-Mail nicht ankommt

1. Spam- und Werbe-Tabs.
2. Die Adresse: Es ist die E-Mail des Kontos der Person.
3. Der Zeitpunkt: Die E-Mails gehen über eine Warteschlange raus, innerhalb von Sekunden. Ein Entwurf löst keine Bestätigung aus; nur das Einreichen.
4. Für Verantwortliche: Das „… hat geantwortet“ geht nur an die, die die Verantwortung für den Call angenommen haben.

#Häufige Fragen

Bekommt die Speakerin oder der Speaker eine Erinnerung an die Frist des Gegenangebots? Nein. Der Countdown steht in der E-Mail zum Gegenangebot selbst, wenn noch 7 Tage oder weniger bleiben. Danach gibt es keine Erinnerung.

Kann ich den Text der E-Mail schreiben? Der Text kommt von der Plattform, aber die Nachricht, die du beim Annehmen, Ablehnen, bei einem Gegenangebot oder einer Einladung schreibst, steht hervorgehoben dabei.

Bekommen Gutachter für jeden neuen Beitrag eine E-Mail? Nein. Sie bekommen eine E-Mail, wenn sie in den Track kommen; danach erscheinen die Beiträge in ihrer Schlange.

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